2. veebruar 2016

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Jaemüügi haldamiseks mõeldud lahendused on erinevad

Paljud arvavad, et kui jaemüügilahenduse on välja töötanud juhtiv tarkvaratootja, siis on sellel kindlasti ka kõik jaemüügiettevõttele vajalikud omadused. Seda arvamust süvendatakse tihti tarkvaraesitlustel. Lisaks võib eri tarkvara näida väljanägemise, tunnetuse ja hinna poolest üsna sarnane. Miks siis rakendavad mõned jaemüüjad tarkvaraprojekte edukalt ja teised ebaõnnestunult?

Kõige aluseks on teie ettevõte. Mida selgemalt teate, mida vajate praegu ja tulevikus, seda parem. Üldiselt on olemas kolme tüüpi tarkvara:

Vertikaalsed tarkvaralahendused on loodud spetsiaalselt teie ettevõtte või tööstusharu jaoks ning hõlmavad kõiki sellega seotud aspekte. Kuigi isiklik lähenemine kõlab hästi, ei pruugi tootja suuta süsteeme piisavalt kiiresti uuendada ja tulemuseks on vananenud tarkvara.

Horisontaalsed lahendused on kõikidele sobivad tarkvaravahendid, mida saab kohe kasutada. Võib-olla peate aga oma töövoogu tarkvaraga kohandama.

Hübriidlahenduste puhul kasutatakse juba valmis tarkvaramooduleid, kohandades neid teie vajadustega või kasutades korraga mitme tootja lahendusi. On väga oluline, et rakendamise eest vastutaks üks koostööpartner.

Tegelikult on kõikidel, isegi suurimatel tarkvaraettevõtetel rohkem kogemusi spetsiifilistes valdkondades. See ei tähenda, et ühes tööstusharus kasutatavat tarkvaralahendust ei saa rakendada teises valdkonnas. Veenduge lihtsalt, et tarkvaratootja on valmis seda vajadust mööda kohandama.

Jaemüügitarkvara üle peab otsustama juhtkond

„Juhtkond on liiga hõivatud, et koosolekule tulla.“ See lause, mida võib tavaliselt kuulda IT-osakonnas, on märk suurest veast tarkvara valimises. Jaemüügitarkvaraga (ERP, POS, CRM, PIM) seotud algatused on äriprojektid, mida toetab IT-osakond, mitte vastupidi.

On väga halb mõte sundida IT-osakonda üksi valikut tegema. Miks? Seepärast, et IT-osakonnas tuginetakse ärinõuete mõistmisel, mis on eduka tarkvaravaliku alustala, omaenda piiratud teadmistele ettevõtte äriprotsessidest ja kallutatud tehnoloogilisele vaatenurgale.

Liiga tihti on selle tulemuseks kõikehõlmav soovinimekiri. Tehnoloogiline ühilduvus ja protsesside vastavus nõuetele ei tohiks olla tähtsamad kui majanduskasu ning kliendisuhted.

Ärisüsteemide rakendamise projektid on tehnoloogiamaailma ajukirurgia.

Kujutage ette, et vajate operatsiooni ja ütlete oma arstile, et ta kiirustaks, kuna teil on vaja koosolekule jõuda. Või et arst laseb operatsiooni teha õel, sest ta on muude kohustustega liiga hõivatud.

Äritarkvara kasutamisiga on keskmiselt 6–8 aastat. Aja, energia ja vahendite investeerimine, et luua praegustele ning tulevastele nõuetele vastav alus ja äriprotsesside raamistik, tasub pikas perspektiivis märkimisväärselt ära.

Katsetage tarkvara. Demoversioon on hea, ent sellest ei piisa.

Ärge olge pealiskaudne. Kasutajaliidese graafiline külg on väike tegur. Arvestada tuleb palju tähtsamaid tegureid, näiteks süsteemi arhitektuur, juurdepääsetavus võrgus ja võrgust väljas olles, kiirus, omadused. Lisaks saab kasutajaliidest enamasti teie stiili ja eelistuste järgi kohandada.

Kui kasutate demoversiooni, siis kontrollige, kas see on ikka demo või tegelik töötav süsteem. Kas demoversiooni arvuti on võimsam kui riistvara, mida kasutavad teie töötajad? Kas internetiühendus on samalaadne? Kas olete valmis riistvara vajaduse korral uuendama?

Demoversioonide puhul tuleb olla praktiline. Küsige oma administratiivtöötajate arvamust. Teie IT-mees oskab tõenäoliselt ükskõik millist tarkvara kasutada, ent kõik teie töötajad ei ole nii osavad. Liides peab olema võimalikult intuitiivne, kuna see säästab teie ettevõttes palju töötunde.

Kas praktiline demoversioon oli hea? Nüüd on aeg läbida katseaeg, eelistatavalt mitme seadmega ja tavalistes töötingimustes. Proovige andmeid sisestada või eksportida, et kontrollida, kuidas süsteem andmevooga hakkama saab.

Tegelikult soovitamegi alustada prooviversioonist. Paljud tarkvaratootjad pakuvad seda ilma demoversioonita. Väljanägemine ja tunnetus ei ole nii tähtsad. Hea tarkvaravahend on loodud sagedaseks kasutamiseks ja skaleeritavuseks. Teie töötajad harjuvad sellega ruttu ja see parandab nende töövoogu.

Kuus küsimust, mida esitada jaemüügitarkvara demoversiooni puhul

Kas teie jaemüügitarkvara süsteemi hostitakse pilves; kas sellega saab töötada nii võrgus kui ka võrgust väljas olles ning kas sellel on kaugpöördusvõimalused?

Millist riistvara teie süsteem toetab (nt kassaaparaat, skannerid, printerid jne)?

Kas tarkvaralahendus sobib eri riistvaraga?

Kirjeldage oma seisukohta andmete varundamises ja taastamises.

Kirjeldage oma tehnilist keskkonda ja seisukohta turvalisuse suhtes.

Kas lahendus hõlmab koolitust?

Odavaim variant ei ole parim ... ega tavaliselt ka odavaim

Kasutagem uuesti meditsiinimetafoori: teie keha kõige tähtsamad elundid on süda ja aju. Kui üks neist vajab operatsiooni, siis kas küsitleksite kolme arsti ja valiksite seejärel kõige odavama? Loomulikult mitte. Äritarkvara ja protsesside automatiseerimine on ettevõtte tootlikkuse, võimekuse, töövoo, läbilaskevõime, tõhususe ning edu jaoks hädavajalikud.

Kui teete arvutusi, et tarkvara hinnata, siis ärge piirduge otseste kuludega. Arvestage ka tarkvara kasutamisest tulenevat kulude kokkuhoidu ja tootlikkuse suurenemist. Uurige välja, kui pikk on tarkvaratoote eluiga ja kui palju maksavad uuendused. Kas tarkvaralahendus on ajakohastatud ja annab teile konkurentsieelise? Kas tootjal on hea maine?

Pidage meeles, et madal hind tähendab üksikasjalikku lepingut. Kindlaksmääratud hinnapakkumuse taga on suur ettenägematute kulude fond, tellimuse muutmine tulevikus ja vältimatud konfliktid.

Jaemüügitarkvara tootja on teie partner

Mõni ettevõte on iganenud arvamusel, et avaldada tuleks nii vähe teavet kui võimalik. Selle põhjus on osaliselt ettevõtte turvalisus, ent peamiselt eeldus, et kui toimingute maht saladuses hoida, saab küsida paremat hinda.

Tegelikult on praeguses ärikeskkonnas nii palju kättesaadavat teavet, et ei ole võimalik varjata, kuidas on teie põhitoimingud korraldatud. Kui teie konkurent tahab teada, siis ta tõenäoliselt juba teab. Andke oma võimalikele tarkvarapartneritele piisavalt teavet, et nad saaksid pakkuda teile kõige sobivamat lahendust.

Lisaks ei ole kasulik jätta muljet, et vajaminevate teenuste maht on väiksem kui tegelikult. Enamik jaemüügitarkvara tootjaid pakub suurematele klientidele paremaid tingimusi ja seega saate olenevalt oma tegevuse mahust parema pakkumise.

Mustvalge läbirääkimisstrateegia, olulise projektiteabe (näiteks ärimõjurite ja eelarveootuste) avaldamisest keeldumine ning juurdepääsu keelamine juhtmeeskonnale põhjustavad suuremad projekti- ja finantsriskid. Jaemüügitarkvara tootja on teie partner, kes panustab teie ettevõtte põhiprotsessidesse. Koostöö eesmärk on mõlema poole kasv ja heaolu, et nii tarkvara tootja kui ka ostja võiksid saavutada oma valdkonnas parimaid tulemusi.

Autor: Kristjan Hiiemaa, Erply tegevjuht