Aja planeerimine: Ülemiste keskuse juht Guido Pärnits

Pärnits lepib ülejäänud koosolekud kokku jooksvalt, mida initsieerib see inimene, kes vastutab valdkonna või projekti eest, mida koosolekul plaanitakse arutada.  „Kontsernitasemel koosolekud toimuvad korra kvartalis ning need on enam vähem aasta alguses kuupäevaliselt kokku lepitud. Need kestavad üldjuhul terve päeva koos põhjaliku ettevalmistuse ja põhjaliku protokollimisega.“

Päevas võib Pärnitsal toimuda ka 5-6 kohtumist erinevate inimeste või gruppidega, kuid teinekord möödub mõni päev ka ilma ühegi koosoleku või kohtumiseta.

„Kui küsida nüüd minu käest, kuidas koosolekud on kalendrisse märgitud, siis selles osas olen vana kooli inimene ja kasutan ikka kalendermärkmikku,“ ütles Pärnits ning lisas, et koosolekud ja kohtumised kirjutab ta üles märksõnade ja täiesti ilma konkreetse põhimõtteta. „Vahel kirjutan nimeliselt, vahel teemaliselt, kuid eks ma saan ise aru, mis on selle märksõna taga.“

Pärnitsal on paar aja planeerimise põhimõtet, millele tuleb vahele ka erandeid, aga siiski. Ta ei alusta ühtegi koosolekut/ kohtumist enne 10.00 ja ei arvesta ühegi kohtumise või koosoleku jaoks üle ühe tunni. „Kogemus on näidanud, et kui see piir ületatakse, siis kaob koosolekust teravus ja fookus. Kuid siinkohal on ka erandeid.“ Lisaks planeerib ta enda päeva ise ning nende tihedus kujuneb täiesti vastavalt olukorrale või ajaperioodile – eelarvestamise perioodil on neid kindlasti tihedamini kui tavakuudel ja nendes püüab ta enda osavõttu pigem mõõdukalt minimaliseerida.

„Eelistan, et koosolekutel ja kohtumistel on inimene füüsiliselt kohal ja pigem lükkan mõne koosoleku edasi, kui teen seda nii, et hulk inimesi suhtlevad ainult läbi arvutiekraani,“ on Pärnits seisukohal. Temal jääb Skype’i teel toimunud koosolekutel puudu sellest inimlikust suhtest, kontaktist, sest need on rohkem robotiseeritud suhtlused. „Tänapäeva tehnikaarengu tasemel saab iga koosoleku peetud Skype’i teel ning mõningates ettevõtetes on see ainuke efektiivne võimalus,“ ütles ta.  

Pärnits valmistab koosolekuteks ette pigem „viimastel minutitel“, kui teeb seda varakult. „Põhjus on lihtne, kui asju tehakse vahetult enne koosolekut, siis on ettevalmistamise fookus palju täpsem ja koosolekuks ettevalmistamine oluliselt ajaefektiivsem ja üldiselt on ka tulemus parem.“

Juhid töötavad terve ärkveloleku aja, mis on Pärnitsa arvates kindlasti ka selge liialdus, kuid selles on ka oluline iva. „Ma arvan, et on vähe juhte, kes kabinetiukse sulgedes õhtul enam üldse tööasjadele ei mõtle või kunagi ei istu kodus arvuti taga või telefoniotsas tööasju ajades. Kuid üldiselt olen enda jaoks selle aja miinimumini viinud, kasvõi nii, et ei istu päevade kaupa koosolekutel ehk siis püüan mõistliku ajaga kõik tööasjad ära ajada ja tegeleda muul ajal siis muude asjadega.“ Pärnits on seisukohal, et inimene ja tema tegevused peavad olema õigesti tasakaalus, kui ei ole siis on oht, et selle tõttu kannatab varem või hiljem kogu organisatsioon. „Kes ikka tahab omada ületöötanud, stressis ja väsinud ülemust.“

Kui Pärnits piiritleb tööaega kontoris olemisega, siis ta alustab enda tööpäeva kella 9 paiku ja lahkub viie ajal.