23. september 2013

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Uudne on aga see, et käesoleva aasta esimeses pooles teatasid mitmed jaeketid üleminekust 4-dokumendi tarneprotsessile. Selles võetakse lisaks EDI tellimustele ja arvetele kasutusele ka e-saateleht ja e-vastuvõtukinnitus. Kui kõik kauba tarnedokumendid liiguvad elektroonselt ning andmeid kontrollitakse ja võrreldakse automaatselt, muutub kogu tarneprotsess läbipaistvamaks, täpsemaks ja kiiremaks.

Kui saateleht on dokumendina tuttav ja olnud kasutuses pea kõigis ettevõtetes ka varem, siis elektroonse vastuvõtukinnituse juurutamine on tarnijatele pakkunud parajat väljakutset. Mitmed majandustarkvarad ei toeta seda dokumenditüüpi ning ka paberkandjal ei ole see äriprotsessides kuigi levinud. Siin tulevad appi EDI operaatorid, kes aitavad tarkvarade ühildamisel või pakuvad elektroonset dokumendivahetust näiteks veebi kaudu. Veebilahendused ei nõua suuri investeeringuid süsteemidesse ja on taskukohased ka väiksematele tarnijatele, võimaldades siiski edukalt täita jaekettide nõudeid.

Kuidas 4-dokumendi tarne töötab?

1. Jaemüüja (kauplus) saadab tarnijale e-tellimuse.

2. Tarnija koostab e-saatelehe, kus on kirjas, mis tooteid ja kui palju teele saadeti.

3. Kauba kättesaamisel saadab jaemüüja (kauplus) tarnijale e-vastuvõtukinnituse, kus on näidatud vastu võetud tooted ning kogused.

4. Vastuvõtukinnituse põhjal koostab tarnija e-arve - tooted ja kogused vastavad täpselt vastuvõtukinnitusele.

Millised on 4-dokumendi tarne eelised?

Uus protsess võimaldab kiiresti reageerida võimalikele vigadele. Kuna arve vastab täpselt vastuvõetud kaubakogustele, saab arveid automaatselt kontrollida ja menetleda.  Jääb ära tülikas kreeditarvete koostamine ning lihtsustub käibemaksuarvestust ja seetõttu väheneb oluliselt raamatupidamise koormus. Lisaks puudub kauba saatelehel ja vastuvõtukinnitusel üldjuhul hinnainfo - nii on tagatud tundlike andmete konfidentsiaalsus.

Toidu- ja esmatarbekaupade sektoris on 4-dokumendi tarneprotsessi alates 2010. aastast kasutanud Selver, kes rakendab seda külmutatud ja jahekaupade kategoorias. Viimasel ajal on 4-dokumendi tarne eestvedajaks olnud Rimi. Alates selle aasta maikuust ei väljasta Rimi Leedu jaotuskeskus enam vastuvõtukinnitusi paberkandjal, vaid ainult elektroonselt. Ehituskaupade sektoris on 4-dokumendi tarnet jõuliselt juurutamas Bauhof, e-dokumente vahetatakse ligi 200 ehituskaupade tarnijaga. Kõige suurem uudis on aga Maxima värske otsus minna samuti üle EDI’le ning seda kõigi 4 dokumendiga korraga. Alustatakse Leedus järgmisel aastal ning esialgu viiakse üle 100 suurimat tarnijat.

Elektroonsete dokumentide mahu kasv näitab ettevõtete huvi optimeerida oma protsesse ning muuta oma tegevus üha efektiivsemaks. Kaubandusettevõtted mõistavad, et elektrooniline dokumendiedastus aitab kokku hoida aega, vältida vigu, kasvatada käivet ja kliendirahulolu kogu tarneahelas. Eksperdid ennustavad EDI teenuste ja aktiivsuse jätkuvat 20-30% kasvu ka 2013. aasta teises pooles. Kasvutempo on veelgi kiirem Lätis ja Leedus.

Autor: Hele Hammer