Aja planeerimine: Altia Eesti tegevjuht Kristel Mets

Metsal on nädalas keskmiselt 8 koosolekut ning nädalast nädalasse koosolekuid ei ole. „Kiired teemad arutame koheselt ilma koosolekuid organiseerimata,“ rääkis Mets. Ta lisas, et enamik regulaarseid koosolekuid on kas nelja või viie nädala tagant.

Altias on telekonverentsi tüüpi koosolekud organiseeritud riikidevaheliselt ja kontsernisiseselt vähendamaks inimeste aja- ja rahalist kulu reisimisele. „Minu kalendrist leiab ka kohalikku laadi koosolekuid nagu turundus, müügi, ettevõtete erinevate üksuste vahelised koosolekud ning koostööpartneritega kohtumised,“ loetles Mets.

Kontsernisisesed lühikoosolekud (alla 4 tunni), kus osalejaid on mitmest riigist on peamiselt telekonverentsi vormis. Varem kasutati Lync programmi, kuid hiljuti mindi üle Skype for Business lahendusele. „Efektiivsed on need koosolekud korraliku agenda ja koosoleku vedaja aktiivsel juhtimisel. Telekoosolekud saavad olla sama efektiivsed kui füüsilise osavõtuga, sisuliselt ei ole neil vahet.“

Mets märgib kalendrisse koosolekuid enamjaolt teemapõhiselt koos osalejate nimekirjaga. „Reeglina proovin mitte üle kahe koosoleku päevas pidada.“ Ajaplaneerimine toimub Outlookis, mis automaatselt sünkroniseerib kõik kasutusel olevad nutiseadmed. Metsa eripära aja planeerimisel on see, et ta jätab alati kahe koosoleku vahele vähemalt tunni, mis tagab piisava aja, et jooksvate või muude küsimustega tegeleda. „Samuti lepin ma kohtumised kokku alates kella 10st ning proovin jätta ühe päeva nädalas kohtumiste ja koosolekute vabaks.“

Mets valmistub, sõltuvalt koosolekust, ette kas nädal aega võis siis üks päev. Vahel piisab talle ka tunnist ajast.

„Tööpäeva algust ja lõpp tänu nutiseadmele pidevalt online’is olemisega on raskesti määratlev. Suures piires algab tööpäev hommikul kella 9st.“