Autor: Begin • 1. detsember 2022

Kogemuslugu: Ettevõtte laienedes muutus tööaja arvestus täielikuks kaoseks

Instrumentarium Optika OÜ on Soome Essilor Luxottica kontserni kuuluva Instru Optiikka Oy tütarettevõte. Eesti Instrus on praegu 29 kauplust ning tehas, mis teenindab nii Eestit kui ka kogu Soome Instru keti kaupluseid. Begini tarkvara võeti kasutusele osaliselt 2015. aastal tehases ja alates 2016. aastast ka kauplustes. Uurisime ettevõtte esindajalt Katrin Peetsilt, kuidas toimis tööajaarvestus ja planeerimine enne Begini ning mis muutus pärast uue süsteemi kasutuselevõttu.

Milline oli olukord enne Begini tarkvara kasutuselevõttu?

Ettevõttes on kaks täiesti erineva töötamisprofiiliga poolt – kauplused, mis töötavad peamiselt kaubanduskeskustes põhimõtteliselt 24/7, ja tehas, mis töötab esmaspäevast reedeni kahes või isegi kolmes vahetuses.

Algul kasutati mõlema grupi puhul vana head Excelit ja nii kaua, kui töötajate arv oli väike, oli seda võimalik ka väga edukalt oma jõududega hallata.

Ettevõtte laienedes tuli loomulikult aina rohkem tugineda planeerimisele ja analüüsimisele. Selleks vajalikke andmeid lihtsalt Excelist kätte saada oli juba keerulisem ning see nõudis väga palju töötunde ja inimressurssi.

Tegelikult ei olnud turul tol korral eriti midagi väga pakkuda ja sai võetud kasutusele suhteliselt tagasihoidlik programm. Paraku sai kiiresti selgeks, et meie ootused olid palju suuremad kui tegelikkus.

Pidime lisaks raportite tellimisele halduritelt neid ka ise käsitsi muutma ja ümber tegema. Lootsime, et olukord aja möödudes paraneb, kuid seda kahjuks ei juhtunud. Kui ettevõtte töötajate arv on väike, siis tead juba teatud asju peast ja leiad vead kiiresti üles, kuid kui ettevõtte töötajate arv suureneb, siis vajad programmi, mida saad usaldada ning kust info kättesaamine ja töötlemine toimub väga efektiivselt. Vähem oluline pole ka erinevate kasutusel olevate programmide omavaheline liidestamine ja informatsiooni kiire eksport mõlemas suunas.

Kogu selle käsitsi tegemise kõrvalt otsisime alternatiivseid lahendusi, kuni jõudsime Begini tarkvarani.

Peamine ja kõige olulisem põhjus, miks valisime Begini, oli nende väga põhjalik ja meile arusaadav suhtlus ning kommunikatsioon. Saime kiiresti ja arusaadavalt vastused ja lahendused, eriti sellistes küsimustes, kus me ise eriti mingeid lahendusi küsida ei osanudki.

Kauplustes käivitasime Begini infosüsteemi peaaegu valutult nii tööaja planeerimise kui ka tööle registreerimise osas. Miks peaaegu – inimfaktor on ikka see pool, keda tuleb muutuste tegemisel kõige rohkem toetada. Eelneva olukorraga, kus Excelite saatmisega kaasnes peaaegu alati osa info kadumine või moondumine, ei saanud võrreldagi, saime oluliselt kiiremini ja rohkem täpset informatsiooni, mida analüüsida ja mille põhjal olulisi otsuseid teha.

Milline on olukord pärast Begini tarkvara kasutuselevõttu?

„Me ei ole hakanud arvutama, kui palju oleme säästnud või võitnud seoses Begini kasutusele võtmisega eurosid, küll aga teame kindlalt, et oleme säästnud aega ja saanud meelekindlust, et meie analüüsitud info on tõepärane.

Ja veel kord, meie kui kasutaja jaoks seisneb suurim kasutegur just selles, et Begini kasutajatugi on niivõrd meeldiv, kiire, mugav ja usaldusväärne,“ lausub Katrin rahuloleva häälega kõne lõpetuseks.

Jaekaubanduse sektori võimalik rahaline kokkuhoid, kasutades Begini tarkvara

Selleks, et saada aru, kui palju Begini tarkvaraga on võimalik raha säästa, teeme paar lihtsat arvutust. Arvutuste aluseks on võetud kaubandussektori keskmised numbrid Begini kogemuste põhjal.

Nagu arvutused näitavad, võib Begini tarkvara kasutuselevõtt hoida teie ettevõttes kokku ligi 53 160 €.

Huvi korral võta palun ühendust Begini tarkvaraspetsialistiga: Roland Prii, tel 5660 0257, [email protected]

Jaga lugu
Kaubandus.ee toetajad:
Maarit EermeKaubandus.ee juht-toimetajaTel: 51 44 884
Merilin MerilaKaubandus.ee toimetaja Tel: 5 105 933
Cätlin PuhkanKaubandus.ee reklaami müügijuhtTel: 53 315 700